Mise a jour annuelle du registre UBO
Le registre UBO doit etre confirme au moins une fois par an. Procedure dans MyMinFin, donnees a fournir et amendes.
Le registre UBO (Ultimate Beneficial Owner) belge centralise les beneficiaires effectifs des societes, ASBL et autres entites. Au-dela de l’inscription initiale, une confirmation annuelle est obligatoire, sous peine d’amende.
Qui est beneficiaire effectif
Pour une societe, sont beneficiaires effectifs :
- les personnes physiques detenant directement ou indirectement plus de 25 % du capital
- les personnes physiques exerçant un controle par tout autre moyen (pacte, droit de vote)
- a defaut, les dirigeants principaux (administrateurs, gerants)
Pour une ASBL ou fondation : les administrateurs, les personnes chargees de la gestion journaliere, les fondateurs, et les personnes physiques au benefice principal.
| Categorie | Critere |
|---|---|
| BE direct (categorie 1) | > 25 % capital ou droits de vote |
| BE indirect (categorie 2) | Controle via une chaine de societes |
| BE controle autre (categorie 3) | Pacte, autre lien |
| BE de niveau dirigeant (categorie 4) | A defaut, dirigeants principaux |
Donnees a inscrire
Pour chaque BE :
- identite complete : nom, prenom, date de naissance, nationalite, residence
- numero de registre national ou Bis si non belge
- nature et etendue du controle (% participation, type de pouvoir)
- date de debut du statut de BE
- documents justificatifs lies (statuts, registre des actions, conventions)
Confirmation annuelle obligatoire
Depuis 2021, toute entite assujettie doit confirmer ou mettre a jour ses donnees UBO au moins une fois par an, meme sans changement :
- via MyMinFin avec connexion itsme ou eID
- onglet Registre UBO
- bouton “Confirmer les donnees”
- delai : un an apres la derniere modification ou confirmation
Si une modification intervient (changement actionnaire, dirigeant, etc.), le delai est de 1 mois apres l’evenement.
Documents a televerser
Depuis 2022, le televersement de pieces justificatives est obligatoire pour chaque BE :
- registre des actions a jour
- pacte d’actionnaires si pertinent
- statuts coordonnes
- attestation notariale ou KYC equivalente
- organigramme si chaine de detention
Les documents sont accessibles uniquement aux autorites et aux personnes ayant un interet legitime apres autorisation.
Sanctions en cas de defaut
Le defaut de confirmation ou d’inscription expose a :
- amende administrative entre 250 EUR et 50 000 EUR
- sanction penale dans les cas graves (jusqu’a plusieurs annees pour fraude)
- inscription au registre des sanctions, visible des autorites
L’administration cible aussi les comptables et professionnels du chiffre, soumis a une obligation de signalement.
Acces aux donnees
L’acces au registre est :
- complet pour les autorites (SPF Finances, justice, BNB, FSMA)
- limite pour les entites soumises a vigilance (banques, comptables, notaires)
- restreint au public : depuis l’arret CJUE 2022, l’acces du grand public est suspendu en attente de cadre revise
Pour aller plus loin
Voir aussi registre UBO beneficiaires effectifs , BCE Banque-Carrefour des Entreprises et SPF Finances tax-on-web . Voir les tarifs pour piloter UBO.