Registre UBO : beneficiaires effectifs
Le registre UBO est obligatoire pour toute societe ou ASBL belge. Mise a jour annuelle ou a chaque changement, sanctions en cas de retard.
Le registre UBO (Ultimate Beneficial Owner) recense les beneficiaires effectifs des societes, ASBL et fondations belges. Mis en place dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, il est obligatoire pour toute entite immatriculee a la Banque-Carrefour des Entreprises. Il est gere par l’Administration generale de la Tresorerie du SPF Finances et accessible a finances.belgium.be via la plateforme MyMinfin.
L’inscription au registre fait partie des formalites incontournables de toute creation de societe en Belgique, au meme titre que le depot des statuts et l’immatriculation a la BCE. Le mandataire de l’entite (souvent le gerant ou un comptable mandate) en est responsable.
Qui est beneficiaire effectif
Un beneficiaire effectif est une personne physique qui :
- detient directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote
- exerce un controle sur la societe par d’autres moyens (pactes d’actionnaires, droit de nommer la majorite des administrateurs, etc.)
- ou, a defaut d’identification selon les criteres ci-dessus, occupe une fonction de dirigeant principal
Pour une ASBL ou une fondation, les beneficiaires effectifs sont les administrateurs, les personnes habilitees a representer l’organisation, les personnes chargees de la gestion journaliere, les fondateurs et toute personne physique au profit de laquelle l’entite a ete constituee.
Lorsqu’une societe belge est detenue via une chaine de societes (detention indirecte), il faut remonter la chaine de controle jusqu’aux personnes physiques et documenter chaque maillon intermediaire.
Donnees a fournir
L’inscription au registre demande, pour chaque beneficiaire effectif :
| Donnee | Exemple |
|---|---|
| Identite | Nom, prenom, date de naissance |
| Nationalite et residence | Pays de residence fiscale |
| Numero d’identification | NN belge ou equivalent etranger |
| Categorie | Direct, indirect, controle autre |
| Pourcentage detenu | En % du capital ou des droits de vote |
| Date de naissance du beneficiaire | Pour identification |
| Date d’acquisition du statut | Premiere date du controle |
Depuis 2021, l’inscription doit egalement etre accompagnee de documents justificatifs prouvant que les informations sont adequates, exactes et actuelles (par exemple le registre des actionnaires, l’acte constitutif ou un organigramme de detention).
Calendrier de mise a jour
L’inscription doit etre :
- effectuee lors de la creation de l’entite, dans le mois suivant l’immatriculation a la BCE
- mise a jour dans le mois qui suit tout changement (cession de parts, nouveau gerant, modification de pourcentage)
- confirmee annuellement meme sans modification (depuis 2021)
Le defaut de mise a jour expose a des sanctions. Pour le detail de la procedure de confirmation annuelle, consultez notre guide dedie a la mise a jour annuelle du registre UBO.
Acces aux donnees
L’acces est differencie selon la qualite du demandeur :
- autorites : acces complet et automatise
- personnes assujetties a la lutte anti-blanchiment (banques, notaires, avocats, comptables) : acces complet, notamment dans le cadre de leurs obligations de vigilance
- grand public : acces limite avec interet legitime, payant et anonymise
La consultation par le grand public a ete restreinte a la suite d’une decision de la Cour de justice de l’Union europeenne (CJUE) en 2022, qui a invalide l’acces ouvert et generalise au nom de la protection de la vie privee. L’acces s’effectue desormais dans un cadre plus encadre, dans l’attente d’une stabilisation legale.
Sanctions en cas de defaut
Le defaut d’inscription, l’absence de mise a jour ou la fourniture de fausses informations expose a :
- des amendes administratives (le bareme legal s’echelonne dans une fourchette pouvant atteindre plusieurs dizaines de milliers d’euros)
- la responsabilite penale des administrateurs et gerants
- l’indication d’un manquement et un impact sur la conformite de l’entite
- des consequences sur la relation bancaire et notariale (ouverture de compte, actes authentiques, financement)
Une societe comme une SRL nouvellement creee doit donc integrer l’inscription UBO dans son calendrier de demarrage, au meme titre que l’inscription a la BCE via un guichet d’entreprises.
Pour aller plus loin
Voir aussi BCE Banque-Carrefour des Entreprises , SRL vs SA vs SC et comptes annuels BNB . Voir les tarifs pour suivre vos obligations legales.