Mise a jour annuelle du registre UBO
Le registre UBO doit etre confirme au moins une fois par an. Procedure dans MyMinFin, donnees a fournir, documents a televerser et amendes.
Le registre UBO (Ultimate Beneficial Owner) belge centralise les beneficiaires effectifs des societes, ASBL, fondations et autres entites. Au-dela de l’inscription initiale realisee lors de la creation de votre societe, une confirmation annuelle est obligatoire, sous peine d’amende. Cette obligation s’inscrit dans la lutte contre le blanchiment et fait partie des formalites recurrentes a tenir a jour aux cotes des autres demarches de creation et de gestion des formes de societes.
Qui est beneficiaire effectif
Le beneficiaire effectif est toujours une personne physique. Pour une societe, sont consideres comme beneficiaires effectifs :
- les personnes physiques detenant directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote
- les personnes physiques exerçant un controle par tout autre moyen (pacte d’actionnaires, droit de vote determinant)
- a defaut d’identification, les dirigeants principaux (administrateurs, gerants)
Pour une ASBL ou une fondation : les administrateurs, les personnes chargees de la gestion journaliere, les fondateurs et les personnes physiques au benefice principal de l’entite.
La reglementation distingue quatre categories de beneficiaires, qu’il faut correctement qualifier lors de l’enregistrement :
| Categorie | Critere |
|---|---|
| BE direct (categorie 1) | > 25 % du capital ou des droits de vote |
| BE indirect (categorie 2) | Controle via une chaine de societes |
| BE controle autre (categorie 3) | Pacte, droit de vote ou autre lien de controle |
| BE de niveau dirigeant (categorie 4) | A defaut, dirigeants principaux |
Donnees a inscrire
Pour chaque beneficiaire effectif, vous devez fournir :
- identite complete : nom, prenom, date de naissance, nationalite et residence
- numero de registre national ou numero Bis si la personne n’est pas belge
- nature et etendue du controle : pourcentage de participation, type de pouvoir exerce
- date de debut du statut de beneficiaire effectif
- documents justificatifs lies (statuts, registre des actions, conventions)
Confirmation annuelle obligatoire
Depuis 2021, toute entite assujettie doit confirmer ou mettre a jour ses donnees UBO au moins une fois par an, meme en l’absence de changement. La demarche se fait entierement en ligne :
- via MyMinFin avec connexion itsme ou eID
- onglet Registre UBO
- bouton “Confirmer les donnees”
- delai : un an apres la derniere modification ou confirmation
Si une modification intervient (changement d’actionnaire, de dirigeant, de structure de detention, etc.), le delai est ramene a un mois apres l’evenement. Tout mouvement enregistre au registre central, comme une cession de parts inscrite via la Banque-Carrefour des Entreprises, peut declencher cette obligation d’actualisation.
Documents a televerser
Depuis 2022, le televersement de pieces justificatives est obligatoire pour chaque beneficiaire effectif :
- registre des actions a jour
- pacte d’actionnaires si pertinent
- statuts coordonnes
- attestation notariale ou KYC equivalente
- organigramme en cas de chaine de detention
Ces documents sont accessibles uniquement aux autorites et aux personnes pouvant justifier d’un interet legitime, apres autorisation.
Sanctions en cas de defaut
Le defaut de confirmation ou d’inscription expose l’entite et ses dirigeants a :
- une amende administrative comprise entre 250 EUR et 50 000 EUR
- une sanction penale dans les cas graves (jusqu’a plusieurs annees d’emprisonnement en cas de fraude)
- une inscription au registre des sanctions, visible des autorites
L’administration cible egalement les comptables et autres professionnels du chiffre, soumis a une obligation de signalement des incoherences constatees.
Acces aux donnees
L’acces au registre est module selon la qualite du demandeur :
- complet pour les autorites (SPF Finances, justice, BNB, FSMA)
- limite pour les entites soumises a vigilance (banques, comptables, notaires)
- restreint pour le public : depuis l’arret de la CJUE de 2022, l’acces du grand public est suspendu en attente d’un cadre revise
Pour aller plus loin
Pour comprendre en detail la notion de propriete effective, consultez notre article sur le registre UBO et les beneficiaires effectifs. Voir aussi la Banque-Carrefour des Entreprises et le portail SPF Finances tax-on-web. Voir les tarifs pour piloter vos obligations UBO en toute serenite.