Ce guide vous montre comment changer de logiciel comptable de manière sûre et ordonnée. Il convient quel que soit le système dont vous venez. Consultez également la comparaison ReAI vs. autres logiciels comptables .
Quand est-il le plus simple de changer ?
- Au début d’un nouvel exercice comptable (1er janvier) : c’est clairement recommandé. Vous pouvez alors démarrer avec un bilan d’ouverture sans historique dans le nouveau système.
- Au début d’une période TVA (trimestre) pour les entreprises assujetties à la TVA.
- En fin de mois si vous tenez une comptabilité courante sans TVA. Évitez de changer en plein milieu d’une période comportant de nombreuses pièces.
Préparatifs (liste de contrôle)
- Rapprochez la comptabilité dans l’ancien système jusqu’à la date de changement (banque, clients, fournisseurs, TVA, paie le cas échéant).
- Verrouillez la période jusqu’à la date de changement afin que les chiffres ne soient plus modifiés par la suite.
- Exportez les données :
- Fichier d’audit FEC (Fichier des Écritures Comptables) : format standard pour les transactions, le plan comptable, les clients/fournisseurs, etc.
- Balance des comptes à la date de changement (CSV/PDF) : utilisée pour enregistrer le bilan d’ouverture.
- Pièces justificatives (PDF/JPG/PNG) : rassemblées dans un dossier structuré par mois.
- Clients et fournisseurs (CSV/Excel) : si vous souhaitez importer les données de base séparément.
- Produits/articles (facultatif) : utile pour la facturation ultérieure.
Périodes TVA et déclarations
- Clôturez la période TVA dans l’ancien système : rapprochez, verrouillez et sauvegardez la déclaration TVA.
- Passez d’éventuelles corrections TVA dans l’ancien système avant le changement.
- Démarrez une nouvelle période TVA dans le nouveau système après la date de changement. Ne mélangez pas les pièces de deux systèmes dans la même période.
Comment utiliser la balance pour démarrer dans le nouveau système
- Récupérez la balance des comptes à la date de changement depuis l’ancien système.
- Créez le bilan d’ouverture dans le nouveau système avec le même plan comptable (ou mappez les comptes si vous changez de plan comptable).
- Vérifiez que le total des actifs = le total des capitaux propres et des dettes (le bilan est équilibré).
- Enregistrez les postes ouverts clients et fournisseurs si vous souhaitez continuer le suivi des créances et dettes ouvertes.
Pièces justificatives et documentation (PDF)
- Téléchargez toutes les pièces justificatives de l’ancien système. Conservez-les dans une archive sécurisée (la législation comptable belge l’exige).
- Dans le nouveau système, vous pouvez téléverser les pièces justificatives pour les nouvelles écritures. Les pièces historiques peuvent être stockées en externe, mais doivent rester consultables.
Conservation des documents comptables
Lors d’un changement de système, il est important de respecter les règles de conservation des documents comptables. En résumé :
- Durée de conservation : Au minimum 7 ans après la clôture de l’exercice comptable (plus longtemps pour certains types de documents, notamment les actes immobiliers conservés 10 ans).
- Ce qui constitue des documents comptables : pièces justificatives, écritures comptables (grand livre, auxiliaires), balance des comptes, contrats, etc.
- Format : Peut être conservé sous forme électronique (numérisation/export), mais doit être complet, lisible et la traçabilité doit être assurée.
- Lieu de stockage et accès : Les documents doivent être stockés de manière sécurisée, avec des procédures de sauvegarde et d’accessibilité en cas de contrôle.
- Lors d’un changement de système : Assurez-vous de conserver l’accès aux données historiques et aux pièces justificatives pendant toute la durée de conservation (exportez le fichier d’audit, les rapports et les pièces avant de clôturer l’ancien système).
Pour les exigences détaillées et à jour, consultez le site du SPF Finances : https://finances.belgium.be/fr/entreprises/tva/obligations
Procédure étape par étape
- Déterminez la date de changement et verrouillez la période dans l’ancien système.
- Exportez : fichier d’audit (FEC), balance, clients/fournisseurs et pièces justificatives.
- Créez l’entreprise dans le nouveau système et vérifiez le plan comptable et les codes TVA.
- Enregistrez le bilan d’ouverture à partir de la balance (à la date de changement).
- Importez les clients/fournisseurs et éventuellement les produits.
- Configurez l’intégration bancaire et testez les encaissements/paiements. En savoir plus sur l’intégration bancaire via ZTL .
- Comptabilisez la première écriture dans le nouveau système et vérifiez les rapports (grand livre, bilan, résultat, TVA le cas échéant).
Pièges courants
- Plan comptable différent ou codes TVA mal mappés.
- Postes ouverts clients/fournisseurs non repris lors de la transition.
- Pièces sans justificatifs : assurez-vous que la documentation est archivée et accessible.
- Changement en plein milieu d’une période TVA sans rapprochement préalable.
Qu’est-ce qu’un fichier d’audit (FEC) ?
Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est un format standard pour l’échange de données comptables entre systèmes et lors de contrôles fiscaux. Lorsque vous exportez le fichier d’audit depuis l’ancien système, le nouveau système peut importer les données essentielles ou vous pouvez utiliser le fichier comme documentation de l’historique.
Résumé
Planifiez la date de changement, verrouillez et rapprochez l’ancien système, exportez le fichier d’audit et la balance, enregistrez le bilan d’ouverture dans le nouveau système, et poursuivez la comptabilité à partir de là. La transition sera ainsi efficace et sécurisée.