Denne guiden viser hvordan du bytter regnskapssystem på en trygg og ryddig måte. Den passer uansett hvilket system du kommer fra. Se også sammenligningen ReAI vs. andre regnskapssystemer .
Når er det enklest å bytte?
- Ved nytt regnskapsår (1. januar) – klart anbefalt. Da kan du starte med åpningsbalanse uten historikk i nytt system.
- Ved start av en MVA‑termin (jan–mar, apr–jun, jul–sep, okt–des) for MVA‑pliktige foretak.
- Ved månedsslutt dersom du fører løpende uten MVA. Unngå å bytte midt i en periode med mange bilag.
Forberedelser (sjekkliste)
- Avstem regnskapet i gammelt system frem til byttedato (bank, kunder, leverandører, MVA, lønn hvis relevant).
- Lås perioden frem til byttedato slik at tallene ikke endres i etterkant.
- Eksporter data:
- SAF‑T Finans (standardformat for transaksjoner, kontoplan, kunder/leverandører, m.m.).
- Saldobalanse per byttedato (csv/pdf) – brukes til å registrere åpningsbalanse.
- Bilag/vedlegg (PDF/JPG/PNG) – samles i en mappe strukturert per måned.
- Kunder og leverandører (CSV/Excel) – hvis du ønsker å importere masterdata separat.
- Produkter/artikler (valgfritt) – nyttig for fakturering videre.
MVA‑perioder og rapportering
- Avslutt MVA‑perioden i gammelt system: avstem, lås og lagre MVA‑rapport.
- Før eventuelle MVA‑korreksjoner i gammelt system før du bytter.
- Start ny MVA‑periode i nytt system etter byttedatoen. Ikke bland bilag fra to systemer i samme periode.
Slik bruker du saldolisten til å starte i nytt system
- Hent saldobalanse per byttedato fra gammelt system.
- Opprett åpningsbalanse i nytt system med samme kontoplan (eller map konti hvis du bytter kontoplan).
- Kontroller at sum eiendeler = sum egenkapital og gjeld (balansen går i null).
- Registrer utestående kundereskontro og leverandørreskontro dersom du vil følge åpne poster videre.
Bilag og dokumentasjon (PDF’er)
- Last ned alle vedlegg fra gammelt system. Oppbevar disse i et sikkert arkiv (bokføringsloven krever dette).
- I nytt system kan du laste opp vedlegg for nye bilag. Historiske vedlegg kan lagres eksternt, men bør være søkbare.
Oppbevaring av regnskapsmateriale (Altinn)
Når du bytter system, er det viktig å følge reglene for oppbevaring av regnskapsmateriale. Kort fortalt:
- Oppbevaringstid: Minst 5 år etter regnskapsårets slutt (lengre for enkelte typer dokumentasjon).
- Hva som regnes som regnskapsmateriale: Bilag/vedlegg, bokførte opplysninger (hovedbok, reskontro), saldobalanse, avtaler, m.m.
- Format: Kan oppbevares elektronisk (skannet/eksportert), men må være fullstendig, lesbart og sporbarhet må ivaretas.
- Lagringssted og tilgang: Materialet skal være sikkert lagret, med rutiner for sikkerhetskopi/tilgjengelighet ved kontroll.
- Ved systemskifte: Sørg for fortsatt tilgang til historiske data og vedlegg i hele oppbevaringsperioden (eksporter SAF‑T, rapporter og vedlegg før du avslutter gammelt system).
For detaljerte og oppdaterte krav, se Altinns veiledning:
https://info.altinn.no/starte-og-drive/regnskap-og-revisjon/regnskap/oppbevaring-av-regnskapsmateriale/
Fremgangsmåte steg for steg
- Bestem byttedato og lås perioden i gammelt system.
- Eksporter: SAF‑T, saldobalanse, kunder/leverandører og vedlegg.
- Opprett firma i nytt system og kontroller kontoplan/MVA‑koder.
- Registrer åpningsbalanse fra saldolisten (pr. byttedato).
- Importer kunder/leverandører og eventuelle produkter.
- Sett opp bankintegrasjon og test inn/utbetalinger. Les mer om bankintegrasjon via ZTL .
- Bokfør første bilag i nytt system og verifiser rapporter (hovedbok, balanse, resultat, MVA hvis relevant).
Vanlige fallgruver
- Ulik kontoplan eller MVA‑koder som ikke mappes riktig.
- Åpne poster på kunder/leverandører som ikke føres inn ved overgang.
- Bilag mangler vedlegg – sørg for at dokumentasjon er arkivert og tilgjengelig.
- Bytting midt i MVA‑periode uten ryddig avstemming i forkant.
Hva er SAF‑T?
SAF‑T er et standardformat (XML) for å utveksle regnskapsdata mellom systemer og ved kontroll. Når du eksporterer SAF‑T fra gammelt system, kan nytt system lese inn sentrale data eller du kan bruke filen som dokumentasjon for historikken.
Oppsummering
Planlegg byttedato, lås og avstem gammelt system, eksporter SAF‑T og saldobalanse, registrer åpningsbalanse i nytt system, og fortsett bokføringen derfra. Da blir overgangen både effektiv og trygg.